Mail2Share™

Gérez vos courriels et vos documents dans SharePoint à partir d’Outlook

 
 

Qu’est-ce que c’est?  

 

Mail2Share est un logiciel compagnon qui permet aux organisations d’accéder directement à SharePoint à partir de la solution Outlook et d’intégrer la gestion des courriels à leur stratégie de gestion documentaire. La mise en place de cet outil conçu pour Outlook est facile et rapide, ce qui limite les coûts liés à la gestion du changement, qui sont souvent élevés dans le cadre de l’implantation de projets de gestion documentaire dans SharePoint. Il facilite l’adoption de SharePoint au sein de l’organisation et permet de collaborer dans un environnement Outlook déjà bien maîtrisé par les utilisateurs.
 

OBTENEZ UNE DÉMO

Module conçu pour Outlook, Mail2Share permet aux organisations d’intégrer facilement la gestion des courriels et des pièces jointes dans leur stratégie de gestion documentaire dans SharePoint.

  • 40%
    Réduction du nombre de fichiers .pst
  • 80%
    Diminution des doublons
  • 50%
    Réduction du délai de recherche

Fonctions

Intégration complète dans

  •  
  •  
  • Utilisation du glisser-déposer pour le transfert de fichiers vers SharePoint
  • Association automatique de métadonnées
  • Trois modes de consultation des courriels et des documents :
    • Mode Outlook, avec une expérience utilisateur très similaire à celle d’Outlook
    • Mode Grille, avec des options de recherche avancées
    • Mode SharePoint, pour l’accès aux fonctions propres à votre organisation
  • Exploitation de la recherche SharePoint directement à partir d’Outlook
  • Partage facile de documents et de courriels sous forme de lien ou de pièce jointe
  • Outil d’administration central
  • Déploiement centralisé (à l’échelle mondiale, d’un service, d’un groupe ou même d’une seule personne)
  • Interface de programmation offerte pour l’intégration avec d’autres applications
  • Mode hors ligne qui permet d’accéder aux documents lorsque la connexion à SharePoint n’est pas possible

Le saviez-vous?

 

Depuis qu’ils sont devenus le principal outil de communication d’entreprise, les courriels (et leurs pièces jointes) doivent être transmis afin de faciliter la collaboration et, ainsi, d’augmenter la productivité. La centralisation de l’information dans SharePoint permet aussi de réduire la taille requise des fichiers .pst d’au moins 40 %.

De plus, les organisations ont du mal à gérer les données semi-structurées et non structurées, qui sont en pleine expansion. Dans la plupart d’entre elles, les données non structurées constituent 80 % des données d’entreprise et doublent de volume tous les 12 à 18 mois. Ces données sont composées de divers types de fichiers distincts, dont les courriels, qui comptent pour plus de 50 % de l’ensemble des données.

 

FONCTIONNEMENT

En tirant parti de la facilité de déploiement et d’utilisation de Mail2Share, les clients retrouvent l’expérience utilisateur à laquelle ils sont habitués dans Outlook. Ils peuvent ainsi naviguer dans SharePoint de façon intuitive, transmettre des documents, collaborer et gérer leurs communications afin d’exploiter le plein potentiel de SharePoint.

Mail2Share peut être déployé sur chaque poste de travail ou de façon centralisée au moyen d’objets de stratégie de groupe, de System Center ou de votre méthode préférée pour déployer un fichier .msi. En utilisant l’outil de gestion centrale, les administrateurs peuvent personnaliser l’expérience utilisateur de chaque groupe. En effet, les différents points d’accès à SharePoint à partir de Mail2Share ainsi que les différentes options de comportement de l’application peuvent être personnalisés pour différents groupes d’utilisateurs.

Contactez-nous pour recevoir des informations sur l’interface de programmation de Mail2Share, qui vous permet non seulement de modifier l’intégration à SharePoint selon vos besoins particuliers, mais aussi de vous connecter à des systèmes tiers tels que des progiciels de gestion intégrés, des outils de gestion de la relation client et des systèmes experts, et ce, toujours à partir de l’interface d’Outlook.

AVANTAGES

  • Outil de gestion documentaire/gestion de l’information
  • Collaboration simplifiée
  • Réduction de la taille des fichiers .pst
  • Réduction de la duplication des courriels et des fichiers joints
  • Réduction du risque de perte d’information confidentielle
  • Recherche, accès et gestion de l’information simplifiés
  • Réduction des besoins de formation et de gestion du changement
  • Optimisation des investissements dans SharePoint
 

POURQUOI CHOISIR MAIL2SHARE?

Plusieurs organisations se tournent vers Microsoft SharePoint pour assurer la gestion documentaire, la gestion des processus d’affaires, les communications et la collaboration. L’adoption de SharePoint par les utilisateurs, en raison de la grande richesse des fonctions et de la multitude d’options de cette plateforme, devient souvent un enjeu de taille pour les entreprises.

Mail2Share permet de contourner ce problème en offrant, à partir d’Outlook, un accès centralisé aux informations contenues dans SharePoint. Les utilisateurs peuvent donc tirer pleinement parti de cet outil, sans avoir besoin d’en comprendre toutes les particularités. Mail2Share leur permet de collaborer de façon transparente dans SharePoint et d’accéder à tous les actifs informationnels de l’organisation à partir de l’interface conviviale de Microsoft Outlook.

 
 

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