1. Classement centralisé et structuré des documents

QoreUltima facilite l’accès aux documents en permettant de stocker et d’organiser ceux-ci de manière centralisée. Ce système est particulièrement pertinent dans le cadre de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics, car il offre un classement rigoureux basé sur des critères tels que la typologie, la classification et le détenteur. Les documents sont indexés automatiquement avec des informations contextuelles détaillées, simplifiant leur recherche en cas de demande de droits d’accès aux documents administratifs.

2. Recherche rapide et efficace

Grâce à des fonctions de recherche avancées, QoreUltima permet de retrouver en quelques secondes les documents nécessaires pour répondre aux demandes formulées dans le cadre de la Loi sur l’accès aux documents. Cela réduit considérablement le temps de traitement et améliore la réactivité face aux demandes d’accès.

3. Suivi des versions et gestion des droits d’accès

La gestion des droits d’accès aux documents administratifs est essentielle pour respecter les exigences légales. QoreUltima garantit que la version la plus récente des documents est fournie, tout en protégeant les informations sensibles grâce à des restrictions d’accès adaptées au rôle de chaque utilisateur. Cela aide à se conformer pleinement à la Loi sur l’accès aux documents.

4. Automatisation des processus

Les fonctionnalités automatisées de QoreUltima, comme les notifications et le suivi des demandes, permettent d’assurer un respect rigoureux des délais légaux fixés par la Loi sur l’accès aux documents administratifs. Ces automatismes limitent les oublis, renforcent la coordination interne et augmentent la satisfaction des demandeurs.

5. Conformité légale

Conçu pour respecter les cadres réglementaires québécois et canadiens, QoreUltima intègre des outils permettant de satisfaire les obligations de la Loi sur l’accès aux documents. La conservation des documents, leur traçabilité, ainsi que la gestion des archives sont assurées dans un cadre légal strict.

6. Sécurisation des données

Les documents administratifs sont souvent sensibles, ce qui exige un haut niveau de sécurité. QoreUltima intègre des mesures avancées, telles que des autorisations basées sur les rôles et des journaux d’audit détaillés, garantissant la confidentialité et l’intégrité des informations conformément à la Loi sur l’accès aux documents.

7. Réduction des erreurs humaines

L’automatisation offerte par QoreUltima, notamment pour l’indexation et la classification des documents, réduit les risques d’erreurs humaines. Cela assure une meilleure qualité des données transmises lors des demandes liées aux droits d’accès aux documents administratifs.

8. Combinaison avec QoreAudit

Pour aller plus loin, QoreAudit détecte automatiquement les renseignements personnels dans les documents. Intégrée à QoreUltima, cette solution répond aux exigences de confidentialité de la Loi sur l’accès aux documents tout en facilitant la gestion des risques juridiques.

En conclusion, QoreUltima se positionne comme une solution clé pour permettre aux organisations de respecter la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics. Elle simplifie l’exercice des droits d’accès aux documents administratifs tout en optimisant la sécurité, la conformité légale et les coûts opérationnels.