Par Lucie Bélanger, archiviste séniore et gestionnaire de produits chez Coginov 

Le choix d’un système de gestion de collections muséales peut être complexe et dépendre des besoins spécifiques de chaque institution. Voici quelques critères clés à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel de gestion documentaire pour les collections muséales, notamment en ce qui concerne le classement de documents et la gestion de documents :

1. Fonctionnalités : Le système doit offrir les fonctionnalités nécessaires pour gérer efficacement les collections muséales, telles que le classement de documents, la gestion des objets, la gestion des emplacements, la gestion des prêts, la gestion des expositions, la gestion des droits d’auteur, la gestion des images, la gestion des rapports, etc. Il est important d’évaluer attentivement les fonctionnalités offertes par le système de gestion documentaire et de s’assurer qu’elles répondent aux besoins spécifiques de l’institution.
2. Adaptabilité : Le logiciel de gestion documentaire doit être adaptable et personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques de l’institution, de ses collections et de ses workflows, notamment en matière de classement de documents. Il devrait permettre la configuration de champs personnalisés, de modèles de données, de workflows de travail et de rapports, afin de pouvoir être adapté à la structure et aux besoins de l’institution.
3. Intégration : Le système de gestion documentaire doit pouvoir s’intégrer facilement avec d’autres systèmes et outils utilisés dans l’institution, tels que les systèmes de gestion financière, les systèmes de gestion des membres, les systèmes de gestion des expositions, etc., facilitant ainsi la gestion globale des collections et le classement de documents.
4. Convivialité : L’interface utilisateur du logiciel de gestion documentaire doit être conviviale et facile à utiliser pour les utilisateurs de différents niveaux de compétence, favorisant ainsi l’adoption du logiciel, réduisant les erreurs de saisie de données et améliorant la productivité globale de l’institution, notamment dans le domaine du classement de documents.
5. Sécurité : La sécurité des données est un critère essentiel dans la gestion des collections muséales, notamment en ce qui concerne la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données. Le logiciel de gestion documentaire doit offrir des fonctionnalités de sécurité robustes, telles que le contrôle d’accès, les autorisations basées sur les rôles, la sauvegarde des données, la gestion des droits d’auteur, etc.
6. Support technique et mises à jour : Le fournisseur du logiciel de gestion documentaire doit offrir un support technique solide, notamment en matière de formation, d’assistance et de mises à jour régulières du logiciel, garantissant ainsi une utilisation optimale du système de gestion documentaire, y compris dans le domaine du classement de documents.
7. Coût : Le coût du logiciel de gestion documentaire, y compris les coûts de licence, les coûts de mise en œuvre, les coûts de maintenance et les coûts de support, doit être pris en compte dans la sélection d’un système de gestion de collections muséales, en évaluant les coûts à court et à long terme, ainsi que le rapport coût-efficacité du logiciel.

Il est également recommandé de consulter les références d’autres institutions muséales qui utilisent déjà le logiciel de gestion documentaire envisagé, de demander des démonstrations et de réaliser des tests pour évaluer la convivialité et la performance du système, notamment dans le contexte du classement de documents. N’hésitez pas à nous demander des références!